Entscheidungsmatrix: Bieten oder absagen?

Vor der Kalkulation eine klare Bietentscheidung treffen

Die Entscheidungsmatrix unterstützt Handwerksbetriebe dabei, einen interessanten Auftrag auf Machbarkeit und wirtschaftliche Passung zu prüfen. Sie verbindet fünf Muss-Prüfungen mit einer einfachen Bewertung von Kapazität, Fahrt, Ertrag, Angebotsaufwand und strategischer Passung. Die Excel-Datei berechnet den Bearbeitungsstand. Die PDF enthält ein leeres Arbeitsblatt für die Besprechung im Betrieb und eine Ausfüllhilfe mit demselben fiktiven Beispiel.

Zuerst die zwingenden Voraussetzungen

Tragen Sie Auftrag, Entscheider und Prüfdatum ein. Prüfen Sie anschließend, ob Frist und Abgabeweg erfüllbar sind, ob Eignung und Nachweise passen, ob die Leistung fachlich ausgeführt werden kann, ob Personal und Termine gesichert sind und ob wesentliche Risiken geklärt wurden. Jede Antwort braucht einen kurzen Beleg oder eine Fundstelle.

Ein Nein führt zu STOP. Ein leeres Feld oder Unklar führt zu KLÄREN. Diese Reihenfolge ist beabsichtigt: Ein günstiger Fahrweg oder attraktiver Ertrag macht eine zwingend fehlende Qualifikation nicht entbehrlich. Ein wesentliches Vertragsrisiko darf ebenfalls nicht nur als niedriger Wirtschaftlichkeitspunkt behandelt werden. Klären Sie den Punkt sachlich und dokumentieren Sie die Lösung, bevor Sie die Entscheidung neu prüfen.

Kapazität im richtigen Zeitraum vergleichen

Geben Sie für dasselbe Team und denselben Ausführungszeitraum freie und benötigte Arbeitsstunden an. Ziehen Sie von der verfügbaren Zeit bestehende Aufträge, Ausfälle und bereits reservierte Kapazität ab. Berücksichtigen Sie zusätzliche Teams erst, wenn deren Verfügbarkeit belastbar zugesagt ist. Die Datei berechnet den Saldo. Bei negativem Saldo bleibt der Bearbeitungsstand STOP, auch wenn der Punktwert hoch wäre.

Diese Kapazitätsprüfung ist eine interne Planungshilfe. Sie ersetzt keine belastbare Montageplanung und keine Prüfung vertraglicher Termine. Wenn sich Mengen, Ausführungsbedingungen oder Bauablauf ändern, muss auch der Stundenansatz überprüft werden.

Wirtschaftliche Passung bewerten

Vergeben Sie je Faktor null bis drei Punkte und begründen Sie die Einschätzung. Höhere Punkte stehen für eine günstigere Situation. Beim Angebotsaufwand sind deshalb drei Punkte ein geringer Aufwand. Die fünf Beiträge werden mit transparenten Gewichten zu einem Wert von höchstens hundert Punkten zusammengeführt. Gewichte und Orientierungsgrenzen stehen im Blatt Regeln und sind editierbar.

Die voreingestellten Grenzen lauten: ab siebzig Punkten Bieten prüfen, fünfzig bis unter siebzig vertieft prüfen, darunter eher absagen. Das sind redaktionelle Arbeitshilfen, keine Zuschlagswahrscheinlichkeiten. Die endgültige Entscheidung bleibt bei der verantwortlichen Person und wird mit Begründung dokumentiert.

Das fiktive Beispiel verstehen

Im Beispiel erzielt eine Elektroinstallation fünfundachtzig Punkte. Es sind zweihundertsechzig freie und zweihundertzehn benötigte Stunden geplant. Dennoch meldet die Datei STOP, weil eine zwingend geforderte vergleichbare Referenz fehlt. Dieser Fall zeigt, weshalb Muss-Prüfung und wirtschaftlicher Punktwert getrennt bleiben.

Offene Anforderungen bearbeiten Sie anschließend mit der Anforderungsmatrix. Nachweise organisieren Sie über Nachweise und Referenzen.

Quellen und Stand

Zur fachlichen Abgrenzung dient § 122 GWB zur Eignung im einschlägigen Vergabebereich. Die Vorlage ersetzt keine Vergabeunterlagen oder vorgeschriebenen Formulare. Version 1.0, bearbeitet am 08.09.2026.