Ausschreibungen kalkulieren: Kosten, Risiken und Angebotspreis

Eine Ausschreibung ist wirtschaftlich interessant, wenn der angebotene Preis den vollständigen Aufwand Ihres Betriebs trägt. Ein Materialpreis plus geschätzte Montagestunden reicht dafür oft nicht: Auch Baustellenorganisation, Prüfungen, Dokumentation und erkennbare Risiken müssen in der Rechnung vorkommen.

Dieser Leitfaden zeigt eine interne Angebotskalkulation anhand einer frei erfundenen Beleuchtungsmodernisierung. Sämtliche Mengen, Zeiten, Einkaufspreise und Zuschläge sind ausschließlich Rechenannahmen, keine Marktpreise oder empfohlenen Verrechnungssätze. Das Beispiel rechnet ohne Umsatzsteuer; die steuerliche Behandlung Ihres konkreten Angebots ist separat zu prüfen.

1. Erst den Leistungsumfang festhalten

Der fiktive Auftrag umfasst Austausch, Anschluss und Prüfung von 20 Leuchten in einem Verwaltungsgebäude. Der Betrieb legt vor dem Rechnen fest, welche Tätigkeiten darin enthalten sind: Demontage, Befestigung, Anschluss, Funktionsprüfung, Entsorgung und die geforderte Dokumentation. Arbeiten an einer vorhandenen Steuerung sind im Beispiel nicht beauftragt.

Gleichen Sie LV, Pläne, Vorbemerkungen und veröffentlichte Antworten ab. Prüfen Sie insbesondere Arbeitshöhe, Zugang, Betriebsunterbrechungen und die Schnittstelle zu anderen Gewerken. Der Leitfaden zum Elektro-Leistungsverzeichnis hilft bei dieser Bestandsaufnahme.

Unklare Mengen werden nicht eigenmächtig geändert. Bei Widersprüchen stellen Sie eine konkrete Bieterfrage. Eine interne Risikoannahme ersetzt keine geklärte Leistungsbeschreibung. Erweist sich eine wesentliche Grundlage als nicht belastbar, bleibt die Kalkulation offen.

2. Kosten mit nachvollziehbaren Ansätzen aufbauen

Trennen Sie Menge und Preis sowie Personenstunden und Kalenderdauer. Zwei Beschäftigte, die jeweils acht Stunden arbeiten, verursachen 16 Personenstunden. Als Stundenkostensatz benötigen Sie Ihre betrieblichen Kosten, nicht automatisch den Verkaufspreis einer Kundendienststunde.

Im Beispiel enthalten die angenommenen 42 Euro je Personenstunde bereits die unmittelbar angesetzten Personalnebenkosten. Allgemeine Geschäftskosten und Gewinn sind darin noch nicht enthalten. Die Montageposition umfasst insgesamt 60 Personenstunden für Demontage, Einbau, Anschluss, Prüfung und Dokumentation.

Diese Tabelle ist eine eigene vereinfachte Kostenübersicht, kein ausgefülltes Vergabeformblatt. Die begriffliche Trennung von Lohn, Stoffen, Geräten, Gemeinkosten sowie Wagnis und Gewinn finden Sie auch in den Formblättern 221 und 222 des Vergabehandbuchs des Bundes.

3. Gemeinkosten und Ergebnis nicht verwechseln

Für dieses Rechenbeispiel wird zusätzlich ein frei gewählter Geschäftskostenzuschlag von 12 Prozent auf 7.432,00 Euro angesetzt: 891,84 Euro. Die Kalkulationsbasis beträgt damit 8.323,84 Euro. Hinzu kommt eine separat dokumentierte Risikovorsorge von 250,00 Euro. Zusammen ergeben sich 8.573,84 Euro als Kosten- und Risikobasis.

Keiner dieser Zuschläge ist ein Branchenrichtwert. Ermitteln Sie Ihre tatsächlichen Gemeinkosten und prüfen Sie, was bereits im Stunden- oder Gerätesatz steckt. Sonst werden dieselben Kosten zweimal berücksichtigt oder wichtige Kosten bleiben ungedeckt.

Angenommen, der Betrieb möchte im Beispiel ein kalkuliertes Ergebnis von 8 Prozent des Nettoverkaufspreises erzielen. Dann lautet die Rechnung:

Nettoangebotspreis = 8.573,84 Euro ÷ (1 − 0,08) = 9.319,39 Euro.

Der Abstand zur Kosten- und Risikobasis beträgt gerundet 745,55 Euro. Das sind ungefähr 8 Prozent des Verkaufspreises. Ein bloßer Aufschlag von 8 Prozent auf die Kostenbasis ergäbe dagegen 9.259,75 Euro und nur etwa 7,41 Prozent Ergebnisanteil am Verkaufspreis. Kostenaufschlag und Umsatzmarge haben unterschiedliche Bezugsgrößen. Das kalkulierte Ergebnis ist zudem keine Garantie für den späteren Gewinn.

4. Die empfindlichsten Annahmen testen

Prüfen Sie mindestens ein ungünstigeres Szenario. Im Beispiel sind Montageleistung und Gerätevorhaltung besonders empfindlich: Können beide Beschäftigten tatsächlich zusammenhängend arbeiten? Ist die Bühne während der vorgesehenen Tage verfügbar? Liegen belastbare Lieferangebote für die verlangten Produkte vor?

Entstehen gegenüber der gesamten angesetzten Kosten- und Risikobasis weitere 500 Euro Belastung, sinkt der rechnerische Ergebnisabstand von 745,55 auf 245,55 Euro. Gemeint sind zusätzliche Kosten über die bereits berücksichtigte Vorsorge hinaus; die Reserve wird nicht ein zweites Mal abgezogen.

Notieren Sie für jede wichtige Annahme den Beleg und die Konsequenz bei Abweichung. „Lieferpreis bestätigt bis Datum X“ ist belastbarer als „Material dürfte passen“. Prüfen Sie außerdem, ob Materialvorfinanzierung und die vorgesehenen Zahlungstermine zur Liquidität Ihres Betriebs passen. Ein rechnerisch positives Angebot kann dennoch organisatorisch ungeeignet sein.

5. Die Gesamtrechnung ins verlangte Angebot übertragen

Die interne Kostentabelle bestimmt nicht die Struktur des abzugebenden LV. Ordnen Sie die Kosten und Zuschläge nachvollziehbar den verlangten Positionen zu. Erfinden Sie keine zusätzliche Pauschalposition und ändern Sie vorgegebene Mengen nicht, nur damit die Gesamtsumme aufgeht. Kontrollieren Sie Positionen, Rundungen, Nachlässe und Summen nach der Übertragung erneut.

Werden Preisermittlungsformblätter verlangt, müssen sie zur tatsächlichen Kalkulationsmethode und zu den angebotenen Preisen passen. Das VHB unterscheidet insbesondere Zuschlagskalkulation, Kalkulation über die Endsumme und die Aufgliederung von Einheitspreisen. Maßgeblich für Formblatt und Vorlagezeitpunkt sind die konkreten Vergabeunterlagen. VHB Bund, Formblätter 221–223

6. Vor der Freigabe fünf Fragen beantworten

• Sind alle geforderten Leistungen einschließlich Nebenaufwand erfasst?
• Sind Personalstunden, Gerätezeiten und Lieferpreise nachvollziehbar belegt?
• Werden Gemeinkosten und Risiken weder vergessen noch doppelt angesetzt?
• Bleibt das Angebot auch im geprüften ungünstigeren Szenario vertretbar?
• Stimmen LV, Formblätter und die interne Kalkulation überein?

Erst danach fällt die Teilnahmeentscheidung. Die Entscheidungsmatrix „Bieten oder absagen?“ verbindet Wirtschaftlichkeit und Kapazität. Für die technische Schlusskontrolle des Abgabepakets nutzen Sie anschließend Angebote elektronisch abgeben.