Nachweise und Referenzen für Ausschreibungen

Unternehmensnachweise griffbereit halten

Die Nachweis- und Referenzenübersicht hilft Handwerksbetrieben, vorhandene Unterlagen geordnet für neue Ausschreibungen zu prüfen. Sie trennt zwei Fragen: Ist ein Dokument vorhanden und nach dem erfassten Stand verwendbar? Und passt es zur konkreten Anforderung des neuen Auftrags? Ein aktuelles Dokument ist nicht automatisch ausreichend, wenn Leistungsumfang, geforderte Angaben oder Vorlagezeitpunkt abweichen.

Die Excel-Datei enthält eine Anleitung sowie je ein leeres Eingabeblatt und ein ausgefülltes Beispiel für Nachweise und Referenzen. Die Beispiele sind vollständig erfunden. Sie enthalten weder echte Bescheinigungen noch verwendbare Kundenkontakte. In den leeren Blättern sind zwanzig Nachweiszeilen und fünfzehn Referenzzeilen vorbereitet.

Nachweise für einen konkreten Auftrag prüfen

Legen Sie eine Auftragskopie an und aktualisieren Sie das Prüfdatum. Tragen Sie für jeden benötigten Nachweis Dokumentbezeichnung, konkrete Anforderung und Fundstelle ein. Halten Sie auch fest, wann die Unterlage verlangt wird. Nicht jeder vorhandene Nachweis muss bereits mit dem Angebot eingereicht werden. Maßgeblich ist die konkrete Vorgabe des Verfahrens.

Ergänzen Sie Ausstellungsdatum, gegebenenfalls Gültigkeitsende, Ablage und Verantwortlichen. Wählen Sie als Gültigkeitsart Befristet, Unbefristet oder Unklar. „Befristet“ benötigt ein richtiges Gültigkeitsdatum. „Unbefristet“ setzt einen nachvollziehbaren Prüfvermerk voraus; es bedeutet nicht automatisch, dass das Dokument jede Aktualitätsanforderung des Auftrags erfüllt. Prüfen Sie daher zusätzlich die Spalte zur Auftragspassung.

Die Formel meldet STOP, wenn ein Dokument fehlt, unpassend ist oder das eingetragene Gültigkeitsende vor dem Prüfdatum liegt. Unvollständige oder ungeklärte Angaben führen zu KLÄREN. „Geprüft am Prüfstand“ beschreibt ausschließlich den dokumentierten Bearbeitungsstand. Erstellen Sie vor der Verwendung eine neue Prüfung, wenn sich Anforderungen, Dokumente oder Termine geändert haben. Der Status ist keine Zusage der Vergabestelle.

Referenzen nachvollziehbar auswählen

Erfassen Sie Referenzprojekte mit internem Namen, Zeitraum, eigener Leistung und eigener Rolle. Beschreiben Sie konkret, was Ihr Betrieb ausgeführt hat. Eine pauschale Projektbezeichnung wie „Elektroarbeiten“ hilft wenig, wenn beispielsweise Arbeiten im laufenden Betrieb, bestimmte Schnittstellen oder ein bestimmter Umfang verlangt werden. Verknüpfen Sie die Referenz mit der zu prüfenden Anforderung und deren Fundstelle.

Bewerten Sie Vergleichbarkeit und geklärte Weitergabe getrennt. Eine passende Referenz mit ungeklärter Weitergabe bleibt offen. Übernehmen Sie nur die erforderlichen und freigegebenen Angaben in die verlangten Formulare. Die leere Übersicht muss keine personenbezogenen Kontaktdaten enthalten; diese können bei berechtigtem Bedarf gesondert kontrolliert ergänzt werden.

Mit den übrigen Arbeitshilfen verbinden

Übertragen Sie fehlende oder zu erneuernde Unterlagen als konkrete Aufgaben in die Anforderungsmatrix. Prüfen Sie vor einer Bietentscheidung mit Bieten oder absagen, ob zwingende Voraussetzungen überhaupt erfüllbar sind. Die Übersicht organisiert Ihre Arbeit und ersetzt keine vorgeschriebenen Eigenerklärungen oder Nachweise.

Quellen und Stand

Die VgV, insbesondere § 48, behandelt im einschlägigen Bereich Nachweisarten und Vorlagezeitpunkte. Die jeweilige Auftragsart und das anwendbare Regelwerk sind zusätzlich zu prüfen. Version 1.0, bearbeitet am 08.09.2026.