Anforderungsmatrix für Ausschreibungen

Anforderungen aus den Unterlagen in Aufgaben übersetzen

Die Anforderungsmatrix macht aus einem umfangreichen Unterlagenpaket eine bearbeitbare Aufgabenliste. Sie eignet sich für Handwerksbetriebe, die Leistungsanforderungen, Eignungsnachweise, Vertragsbedingungen und Abgabevorgaben nachvollziehbar prüfen möchten. Jede Anforderung erhält eine eigene Zeile, eine Fundstelle, eine zuständige Person und einen Status. Die Excel-Datei enthält eine Anleitung, ein leeres Eingabeblatt mit 25 vorbereiteten Zeilen sowie ein vollständig fiktives Elektro-Beispiel.

Mit der leeren Eingabe beginnen

Speichern Sie zunächst eine Kopie für Ihren Auftrag und das richtige Los. Ergänzen Sie den Dokumentenstand und aktualisieren Sie das Kontrolldatum. Übernehmen Sie die Anforderungen aus dem vollständigen Unterlagenpaket. Erfassen Sie nicht mehrere unabhängig prüfbare Vorgaben in derselben Zeile. Wenn eine Referenz einen bestimmten Umfang und Zeitraum erfüllen soll, müssen beide Aspekte in der Prüfung nachvollziehbar bleiben.

Wählen Sie für jede Zeile einen Typ: Eignung, Leistung, Zuschlag, Vertrag/Ausführung oder Form/Frist. Tragen Sie die genaue Fundstelle mit Dokument, Abschnitt oder Position ein. Beschreiben Sie anschließend die konkrete Aktion, etwa eine Referenz abgleichen, einen Materialansatz kalkulieren oder den Abgabeweg prüfen. Legen Sie Verantwortlichen und internen Termin fest. Externe Fristen können zusätzlich eingetragen werden; Uhrzeit und Zeitzone gehören in das Notizfeld. Die Terminformel vergleicht Kalendertage und ersetzt keine minutengenaue Fristenkontrolle.

Status und automatische Prüfung verstehen

Die Auswahllisten enthalten Offen, In Prüfung, Erfüllt, Nicht erfüllt und Nicht anwendbar. „Erfüllt“ ist nur sinnvoll, wenn die Anforderung tatsächlich geprüft wurde. Hinterlegen Sie dafür eine Nachweisdatei oder einen Prüfvermerk. Fehlt der Beleg, meldet die Prüfspalte Klärungsbedarf. Für „Nicht anwendbar“ verlangt die Arbeitshilfe eine Begründung im Notizfeld.

Kennzeichnen Sie eine Anforderung nur dann als Muss-Kriterium, wenn sie tatsächlich zwingend ist. Ein nicht erfülltes Muss-Kriterium führt zu STOP. Leere Pflichtfelder und ungeklärte Zuordnungen führen zu KLÄREN. Vollständig leere Zeilen erhalten keine Erledigt-Meldung. Die separate Terminspalte zeigt überfällige offene Aufgaben anhand des eingetragenen Kontrolldatums an. So bleibt die fachliche Prüfung von der Terminüberwachung unterscheidbar.

Fiktives Beispiel und praktische Grenzen

Das Beispiel behandelt unter anderem eine Elektroreferenz, Leuchten mit Montage, ein Ausführungskonzept und Arbeiten in Sperrzeiten. Die Personalabdeckung für die Sperrzeiten ist dort nicht gesichert. Dieser zwingende Punkt bleibt STOP, obwohl ein anderer Punkt bereits geprüft ist. Alle Projektangaben und Dateipfade sind erfunden und dienen ausschließlich zur Veranschaulichung.

Nutzen Sie die Matrix zusammen mit der Ausschreibungscheckliste. Wiederkehrende Unternehmensunterlagen können Sie in Nachweise und Referenzen organisieren. Die Matrix ersetzt weder vorgeschriebene Formblätter noch die inhaltliche Beurteilung der Unterlagen. Prüfen Sie hinzugefügte Zeilen auf übernommene Formeln und Auswahllisten, bevor Sie den vorbereiteten Bereich erweitern.

Quellen und Stand

Die VgV, insbesondere §§ 29 und 53, dient als fachliche Orientierung im einschlägigen Anwendungsbereich. Für Bauvergaben ist der zutreffende VOB/A-Abschnitt zu berücksichtigen. Version 1.0, bearbeitet am 08.09.2026.