Checkliste für öffentliche Ausschreibungen

Eine Ausschreibung Schritt für Schritt bearbeiten

Diese Checkliste begleitet Handwerksbetriebe von der ersten Sichtung einer öffentlichen Ausschreibung bis zur dokumentierten Angebotsabgabe. Sie hilft, Unterlagen, Anforderungen und Zuständigkeiten zusammenzuhalten. Besonders praktisch ist sie, wenn Betriebsleitung, Kalkulation und Büro an demselben Angebot arbeiten. Die PDF eignet sich zum Ausdrucken; in der Word-Datei können Sie zusätzliche Prüfpunkte und eigene Notizen eintragen. Beide Fassungen enthalten zwei leere Arbeitsseiten und eine Ausfüllhilfe mit einem vollständig fiktiven Elektro-Beispiel.

So füllen Sie die Vorlage aus

Legen Sie eine eigene Kopie für jedes Verfahren und Los an. Tragen Sie Auftrag, Vergabestelle, Bearbeiter und Dokumentenstand ein. Übernehmen Sie die Angebotsfrist mit Datum, Uhrzeit und der im Portal maßgeblichen Zeitzone. Speichern Sie das aktuelle Unterlagenpaket und spätere Änderungen in derselben Auftragsakte. So bleibt nachvollziehbar, welche Fassung geprüft wurde.

Arbeiten Sie die zwanzig Prüfschritte passend zum Verfahren ab. Die erste Seite behandelt die Erstprüfung, Unterlagen, Termine, Leistungsanforderungen, Eignung und Zuschlagskriterien. Die zweite Seite führt durch offene Fragen, Kalkulation, Formulare, technische Abgabe und Nachverfolgung. Ergänzen Sie eigene Anforderungen, wenn etwa eine Besichtigung oder ein besonderer Leistungsnachweis verlangt wird.

Für jeden Punkt verwenden Sie einen eindeutigen Status: offen, in Prüfung, erfüllt, nicht erfüllt oder nicht anwendbar. Ein leeres Feld bleibt offen. Eine tatsächlich erledigte Prüfung erhält einen Beleg oder kurzen Prüfvermerk. Das kann ein Dateiname, eine interne Freigabe oder der gespeicherte Abgabenachweis sein. „Nicht anwendbar“ braucht eine Begründung. Die bloße Vermutung, eine Angabe werde später nachgefordert, ist keine Erledigung.

Ein Beispiel aus dem Elektrohandwerk

Ein fiktiver Betrieb prüft die Elektroinstallation einer Werkstatt. Das Unterlagenpaket ist gespeichert, die Portalfrist ist notiert. Eine verlangte vergleichbare Referenz fehlt jedoch noch. Der entsprechende Punkt erhält „nicht erfüllt“ und die Bearbeitung bleibt ungeklärt. Auch ein wirtschaftlich attraktiver Auftrag hebt diese Lücke nicht auf. Erst nach sachlicher Klärung kann der Betrieb neu entscheiden. Im Beispiel ist das Angebot ausdrücklich noch nicht abgegeben.

Vor der Abgabe und danach

Prüfen Sie die Endfassung gegen die tatsächlichen Vergabeunterlagen. Kontrollieren Sie Formate, geforderte Form, Vertretungsbefugnis und den vorgeschriebenen Abgabeweg. Planen Sie einen internen Zeitpuffer. Nach der Abgabe sichern Sie den vom Portal bestätigten Nachweis und erfassen die weiteren Fristen sowie einen Verantwortlichen für neue Nachrichten. Ein gespeicherter Entwurf oder begonnener Upload genügt dafür nicht.

Die Checkliste ist eine interne Organisationshilfe und ersetzt keine verlangten Vergabeformulare. Für umfangreiche Anforderungen ergänzen Sie die Anforderungsmatrix. Für die erste wirtschaftliche Auswahl verwenden Sie Bieten oder absagen.

Quellen und Stand

Fachliche Grundlage sind die konkreten Vergabeunterlagen. Die VgV, insbesondere §§ 29 und 53, beschreibt Unterlagen und Übermittlung im einschlägigen Bereich; bei Bauvergaben ist der passende VOB/A-Abschnitt zu prüfen. Version 1.0, bearbeitet am 08.09.2026.