GAEB-Dateien bearbeiten: Von der X83 zum geprüften X84-Angebot

Eine GAEB-Datei hilft dabei, ein Leistungsverzeichnis strukturiert zu bearbeiten und Angebotsdaten auszutauschen. Für den Handwerksbetrieb ist vor allem ein Ablauf wichtig: Eingang sichern, richtig importieren, kalkulieren, passend exportieren und den Export tatsächlich kontrollieren. Ein gespeichertes PDF allein erfüllt eine verlangte GAEB-Abgabe nicht.

Der folgende Arbeitsablauf ist softwareunabhängig. Er ergänzt Ihre vorhandene Kalkulationsanwendung und die Vorgaben der Vergabeplattform; er ersetzt weder die fachliche Prüfung des LV noch die elektronische Angebotsabgabe.

1. X83, X84 und PDF auseinanderhalten

Die Endung kennzeichnet eine Austauschphase. Bei GAEB DA XML steht X83 für die Angebotsaufforderung und X84 für die Angebotsabgabe. Die Phasen und ihre Regeln beschreibt die GAEB-Fachdokumentation, Version 3.3.

Eine Dateiumbenennung von „.x83“ auf „.x84“ erzeugt kein Angebot. Ebenso entsteht aus einem PDF durch Umbenennen keine GAEB-Datei. Nutzen Sie die tatsächliche Exportfunktion Ihrer Fachanwendung und kontrollieren Sie, welches Format die konkrete Ausschreibung verlangt.

Zum Redaktionsstand 9. September 2026 führt der GAEB die Version 3.3 als aktuelle Version; 3.4 ist ausdrücklich als Beta gekennzeichnet. Stellen Sie das Austauschformat daher nicht eigenständig auf eine neuere Beta um. GAEB: Datenaustausch und Versionsstände

2. Originaldatei und Arbeitsstand getrennt sichern

Legen Sie eine unveränderte Kopie der heruntergeladenen X83 zusammen mit PDF-Unterlagen, Plänen und Nachrichten ab. Notieren Sie Vergabenummer, Los, Abrufdatum und Dokumentenstand. Eine kurze Ablagelogik genügt: Original, Bearbeitung, Export und Abgabenachweis.

Im frei erfundenen Beispiel kalkuliert ein Elektrobetrieb die Beleuchtung eines Schulflurs. Zur X83 gehören der Plan E-07, technische Vorbemerkungen und ein Formular für Produktangaben. Der Kalkulator legt alle vier Bestandteile derselben Angebotsakte zu. Dadurch bleibt später nachvollziehbar, auf welchem Stand die Preise beruhten.

Kommt eine neue LV-Version, behalten Sie die alte für die Historie, kennzeichnen aber klar den aktuellen Arbeitsstand. Kopieren Sie alte Preise nicht ungeprüft auf neue Positionen: Eine ähnliche Positionsnummer kann einen geänderten Leistungsumfang verbergen.

3. Den Import mit den Ausgangsunterlagen vergleichen

Lesen Sie die X83 in ein eigenes Angebotsprojekt Ihrer Anwendung ein. Prüfen Sie zunächst Projektbezeichnung, Los und erkennbare Versionsangaben. Anschließend vergleichen Sie Gliederung, Positionsanzahl, Mengen, Einheiten und Langtexte mit der bereitgestellten Lesefassung. Der Leitfaden zum Elektro-LV unterstützt den fachlichen Teil.

Im Schulflur-Beispiel steht bei einer Position die Einheit „Stück“, bei der benachbarten Leitungsposition „Meter“. Der Betrieb prüft diese Zuordnung bewusst, bevor er Preise aus früheren Angeboten übernimmt. Ein korrekt wirkender Gesamtbetrag kann einen Einheitenfehler verdecken.

Behandeln Sie Importwarnungen einzeln. Dokumentieren Sie Meldung, betroffene Position und Lösung. Lässt sich eine Datei nicht einlesen, klären Sie mit dem zuständigen Support das Formatproblem. Fehlt hingegen eine fachliche Angabe, gehört sie als Bieterfrage zur Vergabestelle. Interne Kalkulationsdateien sollten dabei nicht unnötig weitergegeben werden.

4. Nur die vorgesehenen Angaben bearbeiten

Übertragen Sie die ermittelten Preise und verlangten Bieterangaben. Für X84 fordert die GAEB-Dokumentation die unveränderte Übernahme der Projekt- und LV-Informationen, insbesondere der LV-Struktur. Sie unterscheidet außerdem einen fehlenden Einheitspreis von einem angebotenen Preis von 0,00. Leere Preisfelder dürfen deshalb nicht pauschal als Nullpreise behandelt werden. GAEB-Fachdokumentation, Abschnitte 4.6.4 und 4.6.19

Führen Sie offene Kalkulationsfragen außerhalb der finalen Angebotsfelder. Ein Platzhalter wie „Preis folgt“ ist kein abgeschlossener Arbeitsschritt. Tragen Sie Produktangaben dort ein, wo sie verlangt werden, und gleichen Sie sie mit den vorgesehenen Datenblättern ab.

Für die Preisermittlung hilft Ausschreibungen kalkulieren. Die GAEB-Bearbeitung übernimmt die Übertragung; sie entscheidet nicht, ob der Preis den betrieblichen Aufwand deckt.

5. Export prüfen: technisch und fachlich

Exportieren Sie im verlangten Format und Versionsstand in den vorgesehenen Abgabeordner. Kontrollieren Sie nicht nur die Bildschirmansicht vor dem Export, sondern die tatsächlich erzeugte Datei. Lesen Sie diese nach Möglichkeit in ein separates Prüfprojekt beziehungsweise eine geeignete Prüf- oder Anzeigeanwendung ein, ohne Ihre Arbeitskalkulation zu überschreiben.

Vergleichen Sie mindestens:

• Vergabenummer, Los und aktuellen LV-Stand;
• die Zuordnung der Preise zu den Positionen;
• fehlende Preis- oder Bieterangaben;
• Einzelbeträge, Rundungen, Nachlässe und Endsumme;
• Übereinstimmung mit einer zusätzlich verlangten Angebotslesefassung.

Eine Schemaprüfung kann Formatfehler erkennen. Sie bestätigt aber weder die wirtschaftliche Richtigkeit noch die vollständige Erfüllung der Vergabeanforderungen. Der GAEB beschreibt den XML-Checker ausdrücklich als formale Schemaprüfung ohne darüber hinausgehende Inhaltsprüfung. GAEB: Hinweise zum XML-Checker

6. Die Datei im vollständigen Abgabepaket übermitteln

Stellen Sie X84, verlangte Formulare und erforderliche Anlagen anhand der aktuellen Unterlagen zusammen. Eine erfolgreiche Exportmeldung oder ein Upload allein belegt noch keine abgeschlossene Angebotsabgabe. Führen Sie den vorgeschriebenen Portalablauf vollständig aus und sichern Sie den dort erzeugten Nachweis.

Wenn der Export geprüft ist, aber die Plattform ihn ablehnt, dokumentieren Sie Fehlermeldung und Zeitpunkt und nutzen Sie unverzüglich den vorgesehenen Supportweg. Planen Sie dafür einen internen Puffer. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein technisches Problem die Angebotsfrist automatisch verlängert. Den gesamten Abschluss beschreibt Angebote elektronisch abgeben.